Aprenda como fazer malas diretas com o Word e o Excel

Por Ricardo Caetano

Para um departamento de recursos humanos ou qualquer outro tipo de repartição que publica comunicados em empresas, há uma ferramenta bem tradicional e interessante para transmitir de forma organizada a mesma informação para pessoas diferentes – a famosa mala direta. Para funcionar de maneira prática, o ideal é que ela seja como um molde, preenchido automaticamente com informações vindas de um banco de dados. Para produzir uma mala direta facilmente, basta que você use dois programas comuns em seu cotidiano: Word e Excel. O Excel exerce a função de banco de dados, enquanto o Word produz o corpo da  mala direta (a informação propriamente dita). Veja os passos necessários.

Nível de dificuldade
Fácil

Tempo gasto
20 minutos

Compatível com
Windows 7, Vista e XP

Domine o jargão!

Mala direta Métodos de divulgação de produtos e serviços baseada no envio de correspondências com texto em comum, mas com dados de destinatários diversos.

Passo a passo

Comunicados personalizados

1 A estrutura da mensagem

Crie um novo documento no Word e redija o texto que formará o esqueleto. Façamos de conta que é um texto de um departamento do RH. O esqueleto deve conter lacunas nos locais onde estarão os dados dos funcionários. Você pode colocar vários “xis” para demarcar onde fi carão as lacunas.

2 Formatação

Neste momento, você pode formatar as lacunas da maneira que quiser.
No local onde há os “xis”, é possível mudar o tamanho da fonte, cor, se deve
estar em negrito ou itálico. Esse tipo de formatação destaca as informações que
estarão nas lacunas.

3 Banco de dados

Crie uma nova planilha no Excel. Em cada coluna, coloque o título na primeira célula e as informações nos campos inferiores. A célula-título serve apenas como indicação. Somente as células com informações serão usadas.

4 Criação da mala direta

No Word, entre na guia Correspondências e clique em Iniciar Mala Direta ➜ Cartas. Agora, clique no botão Selecionar Destinatários ➜ Usar Lista Existente. Selecione a planilha que será importada e a lista criada no Excel.

5 Dados para as lacunas

Selecione a lacuna e clique no botão Inserir Campo de Mesclagem. Selecione o campo corresponde da planilha. Os campos do Excel inserirão nas lacunas os dados necessários para completar o esqueleto. Cada funcionário cria uma folha com o mesmo esqueleto, mas com dados diferentes.

6 Prévia do resultado

Para saber com fi cará o documento fi nal, clique em Correspondências ➜ Visualizar Resultados e use os botões Próximo Registro e Registro anterior para navegar pelas páginas. Clique nesses botões para conferir se as páginas foram criadas corretamente.

7 Conclusão do processo

Para concluir a mala direta e usar o resultado da união entre o esqueleto e os dados, basta clicar na guia Correspondências e no botão Concluir e Mesclar. A seguir, você tem duas opções: Imprimir Documentos ou Editar Documentos Individualmente.

8 Uso do resultado

Na primeira opção, é possível imprimir diretamente todos os documentos em conjunto. Na segunda, você cria todos os documentos, com as informações já mescladas, prontas para serem editadas individualmente por você.

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